Как повысить эффективность бизнес-процессов компании? Анализируем 2 методики
Совершенствование и реинжиниринг во многом схожи, но вместе с тем имеют ряд принципиальных технологических отличий. От верного выбора концепции и соответственно последующего правильного выбора технологии преобразования во многом будет зависеть результативность работ.
Рассмотрим наиболее значимые особенности указанных концепций, которые необходимо учитывать при планировании и реализации проектов по повышению эффективности бизнес-процессов.
1 концепция. Совершенствование бизнес-процессов
Совершенствование процессов считается «классической» концепцией повышения операционной эффективности бизнеса. Этот подход подразумевает детальное и системное рассмотрение существующего процесса с целью поиска возможных путей его совершенствования или, если необходимо, кардинального перепроектирования. Данная концепция объединила распространенные методы улучшения бизнес-процессов, разработанные и используемые на практике различными школами консультантов:
Стандарты серии ИСО 9000.
BPI —Business Process Improvement. Улучшение бизнес-процессов.
CPI — Continues Process Improvement. Постоянное улучшение процессов.
TQM —Total Quality Management. Всеобщее управление качеством.
2 концепция. Реинжиниринг бизнес-процессов
Реинжиниринг бизнес-процессов (Business Process Reengineering) основан на технологии проведения сильных революционных изменений деятельности организаций. Его разработчиками являются Майкл Хаммер и Джеймс Чампи. Они считают, что в наше время резкая «ломка» бизнес-процессов является наиболее эффективным методом, который позволит компаниям повысить свою конкурентоспособность.
Несмотря на различие подходов к улучшению бизнес-процессов, рассматриваемые концепции совместимы. На практике при оптимизации своей деятельности компании применяют как постоянное совершенствование, так и реинжиниринг процессов. Данные методы применяются на разных этапах жизненного цикла организации, либо одновременно, но для отдельных и различных бизнес-процессов.
Постоянное совершенствование бизнес-процессов
Особое внимание при реализации подобных проектов уделяется вопросам анализа состояния действующего процесса и планирования «безболезненного перехода» от него к перспективному процессу. Для анализа действующих процессов, как правило, используется специализированный инструментарий, позволяющий произвести детальное описание процессов построением модели процесса «КАК ЕСТЬ».
Наличие построенных моделей процессов «КАК ЕСТЬ» — один из ключевых факторов успеха всей дальнейшей работы по анализу существующей ситуации и разработке перспективных процессов, отвечающих стратегическим целям компании. Модель строится на основании знаний и опыта ведущих специалистов, задействованных в анализируемом процессе. Построение прозрачной модели «КАК ЕСТЬ» обеспечивает основу для комплексного, конструктивного, основанного на фактах анализа процесса всеми заинтересованными участниками проекта. При необходимости проводится анализ и сравнение существующих процессов с отраслевыми моделями, а также бенчмаркетинг.
Получив комплексное представление о существующей технологии реализации процесса, рабочая группа выделяет слабые места и возможные направления совершенствования, разрабатывает единую концепцию изменения процесса. Утвержденная высшим руководством компании концепция совершенствования процесса, а также построенная на первом этапе модель процесса «КАК ЕСТЬ» являются основой для разработки перспективных процессов и плана мероприятий по переходу к модели «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ».
Технология постоянного совершенствования обладает следующими характеристиками:
- процессный подход;
- постепенность изменений;
- непрерывность изменений;
- командная форма работы;
- бездефектность труда.
Ключевым фактором успеха реализации подобных проектов является их перевод на регулярную основу. То есть, после окончания проекта совершенствования бизнес-процессов должно быть создано постоянное структурное подразделение — так называемая «служба постоянного совершенствования», которая в современных компаниях находит воплощение в отделах организационного развития, технологий, мониторинга бизнес-процессов, службы качества и так далее.
В технологиях постоянного совершенствования заложена концепция бездефектности работы, согласно которой при осуществлении деятельности акцент делается не на устранение, а на предотвращение возникающих дефектов. Согласно этой концепции, стиль любой работы, осуществляемой в организации должен включать планирование, реализацию, проверку, улучшения и предотвращения. Данную концепцию работы еще называют «циклом Деминга».
Практика показывает, что суммарные затраты на осуществление работ по предотвращению дефектов значительно меньше затрат по их устранению. Таким образом, применение принципа бездефектности позволяет снизить издержки организации. Поэтому при внедрении постоянного совершенствования стиль выполнения работы смещается с тушения пожаров на их предотвращение.
Еще раз о реинжиниринге бизнес-процессов
В основе концепции реинжиниринга бизнес-процессов лежит подход к проектированию перспективных процессов на основании консолидированного мнения высшего руководства компании и проведения большого объема предварительных работ по изучению лучших мировых и отраслевых подходов к организации аналогичных процессов.
Данная технология является высокоэффективной, но достаточно рискованной методикой повышения операционной эффективности. Технология реинжиниринга требует от руководства компаний повышенного внимания к анализу детальных моделей «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ». Этап описания процессов «КАК ЕСТЬ» практически отсутствует, так как достаточно поверхностного описания процессов, потому что они будут сильно меняться. По возможности следует провести всесторонний анализ модели — анализ топологии процесса, мотивации участников, используемых информационных систем, документооборота и так далее.
Одним из наиболее эффективных способов проведения анализа является привлечение внешних экспертов для выделения «слабых мест» разработанного процесса. Особое внимание в подобных проектах должно быть уделено вопросам планирования и внедрения изменений. Очень важно грамотно преподнести идею нового процесса менеджерам среднего звена. От их поддержки во многом будет зависеть успех проводимых изменений.
При внедрении изменений в компании должны быть созданы механизмы и структуры (штаб преобразований, проектный офис), способные оперативно отслеживать ход внедрения изменений и при необходимости изменять модель и план мероприятий по внедрению процесса «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ».
Технология реинжиниринга бизнес-процессов обладает следующими характеристиками:
- процессный подход;
- фундаментальность;
- радикальность;
- существенность.
Ключевыми факторами успеха реализации подобных проектов является фундаментальность. Это означает, что при реинжиниринге бизнес-процессов затрагиваются и меняются не только бизнес-процессы, но и фундамент или основы бизнеса, то есть стратегия организации.
После реинжиниринга схемы бизнес-процессов «КАК ЕСТЬ» и «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» сильно различаются или не имеют ничего общего, а изменения повышают ключевые показатели результативности бизнеса в несколько раз и даже на порядки.
Мы остановились лишь на некоторых особенностях и отличиях используемых концепций. Поскольку в их основе лежат общие принципы и инструменты управления процессами, концепции во многом являются схожими и могут одинаково эффективно использоваться в компаниях.
Однако прежде чем приступить к планированию и реализации подобных проектов, руководство компании должно уделить особое внимание выбору непосредственной методики их выполнения. От правильного выбора и, при необходимости, адаптации методологии во многом зависит окончательный бюджет, сроки выполнения и сам результат проекта повышения операционной эффективности бизнеса.
Внедренческий центр «Финансового дома» готов поделиться с вами практическим опытом оптимизации бизнес-процессов, консультирования, а также проведения проектных работ по разработке и внедрению систем менеджмента качества. Повышению эффективности бизнес-процессов на предприятии посвящен ряд учебных мероприятий нашего Центра.
